Der Verwaltungsbeirat der WEG: Rechte und Pflichten

Aufwandserstattung für Verwaltungsbeiräte

Die Mitglieder des Verwaltungsbeirats haben Anspruch auf Erstattung von tatsächlichen, angemessenen Aufwendungen, die ihnen durch Ihre Beiratstätigkeit entstehen, z. B. für Briefmarken oder Fotokopien. Zur Vereinfachung  ist auch eine geringe Pauschale nicht zu beanstanden.

Auch Fachliteratur und Fortbildungen sind auf Kosten der Gemeinschaft denkbar, aber nur, wenn sie zur Lösung eines aktuellen Problems erforderlich sind, nicht zur allgemeinen Ausbildung der Beiratsmitglieder.

Kosten, die dem Mitglied des Verwaltungsbeirats auch als „einfachem“ Eigentümer entstehen würden, z. B. für die Teilnahme an einer Eigentümerversammlung, dürfen nicht erstattet werden.

Unterstützung des Verwalters

Zu den wörtlich im Gesetz genannten Aufgaben des Verwaltungsbeirats gehört die Unterstützung des Verwalters, siehe § 29 (2) WEG. Der Beirat hat aber weder die Pflicht noch das Recht, ungefragt in die laufende Verwaltung einzugreifen, solange der Verwalter dies nicht signalisiert.

Praxis-Tipp:

Häufig wohnen die Beiratsmitglieder selbst in der verwalteten Wohnanlage und können den Verwalter vor allem unterstützen bei der Überwachung von Handwerkern und Dienstleistern, der Kontrolle von Zählerstanden und der Einhaltung der Hausordnung.

Aber nicht vergessen: sie sind jedoch nicht weisungsbefugt gegenüber anderen Miteigentümern und erst recht keine Ordnungshüter.

Prüfung der Rechnungslegung und des Wirtschaftsplans

Bevor Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne der Eigentümerversammlung zur Beschlussfassung vorgelegt werden, hat der der Verwaltungsbeirat das Recht, aber auch die Pflicht, diese zu prüfen und mit einer Stellungnahme zu versehen, siehe § 29 (3) WEG.

Daraus herleiten lässt sich das Recht des Verwaltungsbeirates, jederzeit Einsicht in die Unterlagen und Auskunft über die laufende Verwaltung zu verlangen. Diese Prüfung hat allerdings in der Regel in den Räumen des Verwalters zu erfolgen, ein Anspruch auf Überlassung der Originalunterlagen besteht nicht.

Zu prüfen ist vor allem die rechnerische Richtigkeit, die Anwendung der richtigen Verteilungsschlüssel, die Ausweisung der Instandhaltungsrücklage und die Vollständigkeit der Einnahmen und Ausgaben. Bei der Belegprüfung reicht eine Stichprobenkontrolle, sofern daraus keine Auffälligkeiten erwachsen. Zudem ist zu prüfen, ob die Ausgaben ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen.

Für die Stellungnahme des Verwaltungsbeirats zu den Prüfungsergebnissen gibt es keine Formvorschrift, kann also mündlich in der Versammlung oder vorab schriftlich erfolgen.

Einberufung der Versammlung

Fehlt ein Verwalter oder weigert sich dieser pflichtwidrig, eine Eigentümerversammlung einzuberufen, so hat der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder sein Vertreter das Recht gem. § 24 (3) WEG, die Versammlung der Eigentümer einzuberufen.

Unterzeichnung der Versammlungsniederschrift

Das Protokoll einer Versammlung ist vom Verwalter, dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats und einem Wohnungseigentümer zu unterzeichnen. Da die Unterschrift unter der Niederschrift deren Richtigkeit dokumentiert und der  Unterzeichner dafür einsteht, ist auch das Protokoll gewissenhaft zu prüfen.

Haben der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats und/oder dessen Vertreter nicht an der Versammlung teilgenommen, dürfen Sie auch das Protokoll nicht unterzeichnen, da sie ja für dessen Richtigkeit nicht einstehen können. Wird die Versammlung vom Beiratsvorsitzenden geleitet, reicht es wohl, wenn er und ein Miteigentümer das Protokoll unterzeichnen.

Andere Rechte und Pflichten des Verwaltungsbeirats

Dem Verwaltungsbeirat können (im Rahmen der Möglichkeiten der Teilungserklärung und des Gesetzes) weitere Aufgaben und Befugnisse eingeräumt werden, und zwar durch Vereinbarung oder Beschluss.

So kann der Verwaltungsbeirat beauftragt werden, den Verwaltervertrag zu schließen, sofern die Gemeinschaft der Eigentümer im Vorfeld die Rahmenbedingungen dafür (z. B. Vergütung, Vertragsdauer) abgesteckt hat. Bestellung und Abberufung des Verwalters hingegen können niemals an den Verwaltungsbeirat delegiert werden, da es sich bei § 26 (1) Nr. 1 WEGum eine zwingende Vorschrift handelt.

Ohne Auftrag der Gemeinschaft kann der Verwaltungsbeirat für eine anstehende Verwalterbestellung Angebote einholen und eine Vorauswahl treffen; aber auch jeder andere Miteigentümer darf Kandidaten vorstellen.